文書管理の必要性|ISO27001が個人情報を徹底的にキープ
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ISO27001が個人情報を徹底的にキープ

文書管理の必要性

システム

文書管理の目的

会社にとって文書管理を行う目的は、挙証責任、事業の継続、情報セキュリティ、経営効率などを実現することにあります。しかし、ここに掲げた目的はあくまでも会社にとって重要な目的です。この目的を達成するためには、日常的に業務に従事する現場の社員が、文書管理の必要性について認識を共有する必要があります。会社をはじめとする組織の意思決定や意思の伝達は、文書によって行われることが基本です。従って、毎日文書が作成され、増加していくことになります。そして、文書は、作成して終わりではなく、その後も利活用することが想定されますので、単に文書をダンボール箱に入れて保存するのではなく、いつでも使えるように、一定のルールに基づいて分類し、保管し、必要な文書がすぐに検索して取り出せる状況にしておく必要があります。ここに文書管理ソフトを導入する意義があります。文書管理ソフトを導入して、文書を整理し、文書の検索時間を短縮することで、本来業務に専念する時間を増やすことができます。

文書管理規程の策定

文書管理をきちんと行うためには、文書管理ソフトの導入の前に、文書管理規程の策定が必要不可欠です。文書はどんどん増えていきますので、保管年限も設定する必要があります。定期的に保管年限が到来した文書を廃棄していくことで、保存スペースも確保できます。また、文書は、社員個人個人のデスクの引き出しなどに保管されると紛失のもとになりますので、必ず所定のキャビネットに保管することをルール化しなければなりません。文書を属人的なものとするのではなく、組織として保管することになります。また、紙の文書に限らず、電子ファイルの文書も作成されるようになっています。このため、まずは文書管理規程により、文書に関する基本的なルールを確立させる必要があります。この規程を基に文書管理ソフトをカスタマイズすることで、自社の文書管理を行うことができます。