重要文書の処理問題|ISO27001が個人情報を徹底的にキープ
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ISO27001が個人情報を徹底的にキープ

重要文書の処理問題

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文書処理の必要性

IT技術の急速な発達により、情報の電子化が一気に加速するとともに、その取扱い方も大きく変化しました。インターネットや電子メールを利用することで、膨大な情報を一瞬でやりとりができる反面、インターネットの特性上、情報流出の危険性も高まっています。このため、個人情報保護の重要性も高まり、個人情報の保護と個人情報を適正に取り扱うための個人情報保護法が制定されました。一方で、情報の電子化が進んでも、すべてが電子データに移行したわけではなく、依然として紙媒体でのやりとりも行われています。このため、紙媒体の書類についても、引き続き適正に管理、処分する必要があります。紙媒体の廃棄は、焼却処分が主流でしたが、環境問題もあり、現在はシュレッダーによる機密書類の処分が一般的に行われています。しかし、オフィス用のシュレッダーでは、細断後復元されてしまう可能性があります。機密書類の確実な処分のためには、専門業者への委託が最も安全です。

秘密文書の処理方法

機密書類の処分方法の一つに破砕処分があります。専門業者が、自社内で大型シュレッダーで作業を行います。箱から出さずにそのまま破砕してしまいますので、情報が漏えいする心配もありません。もう一つの機密書類の処分方法に、溶解処理があります。以前は、書類を綴じているバインダーやファイルから書類だけを抜き取り、さらにクリップなどの留め具も外さなければなりませんでしたが、最近はバインダーやファイルに書類を綴じたままで熔解することができるようになっています。ダンボール箱に詰めるだけですので、破砕処分と同様に、面倒な作業は必要ありません。破砕の場合、書類は手でちぎった程度になりますので、機密性が万全とは言い難い面もあります。これに対して溶解は、溶かしてしまいますので、機密漏えいもありません。